書類仕事を効率良く終わらせるには?

めぐみ先生の保育コラム

保育士が行う業務の中には、様々な書類作成があります。日中は子どもたちと関わっている時間が多いため、事務作業は昼休みや定時後に行う方も多いのではないでしょうか。作業にかかる時間が長ければ長いほど、保育士の負担は大きくなりますよね。

今回は、書類仕事を効率良く終わらせるためのポイントについてまとめてみました!

 

なぜたくさんの書類を作成するの?

 

日々の連絡帳、日報、週案、月案、行事の計画、児童票など、保育士は年間を通して常に書類仕事をしています。後回しにしてしまうと、どんどん溜まってしまい、中身のない書類を作成して園長に提出……ということになりかねません。

子どもたちの姿を予想し、成長を見込んで活動を計画することは保育の核となる部分です。それを見える化したものが計画書なのです。また、計画だけでなく、活動後の反省や子どもたちの姿を記録しておくことで、次の活動を考える際のヒントになります。職員間の意識共有を図りやすくするという目的においても、計画や反省を言語化する意味があるのです。

 

隙間時間を活用する

 

では、たくさんの書類仕事を効率良くこなしていくにはどうしたら良いでしょうか?「書類自体を減らす」という考えもありますが、担任保育士の立場でそれを実現するのはなかなか難しいことです。

一人の保育士が負担を軽減するためにできることは、隙間時間を活用することです。午睡中に事務作業をする先生は多いと思いますが、それ以外の時間にある「隙間」を振り返ってみてください。

例えば、今日はパートの先生がクラスに入ってくれているし、休みの子が多いから大人の人数が多い……という日。子どもたちは落ち着いてコーナー遊びをしているから、今のうちに事務所で計画書を作成しよう!という動きが可能になります。

 

職員同士のチームワークが重要

ここで気をつけなければいけないのは、一緒に保育をする先生との連携が必要不可欠であることです。あなたがクラスリーダーであれば、隣のクラスのリーダーや主任にも一声かけて、クラスの様子を気にかけてもらうなどの配慮をしておくと良いと思います。

また、そういった「隙間」は毎日同じタイミングで訪れるものではありません。大人の人数が昨日と同じでも、今日は体調不良の子どもがいるからしっかりと見守りをすべきであったり、次の活動の準備に手間がかかる場合は、その場を離れるべきではありません。

いつ・どのタイミングで・何分くらいクラスを抜けることができるか、同じチームの職員同士で話し合いをしておくと良いかもしれませんね。また、新人保育士であれば、抜けるタイミングを判断できない可能性もあります。そこは、先輩保育士が考慮し、「先生、書類やってきていいよ」などと声をかけてあげると良いでしょう。

職員同士が協力すれば、残業時間の削減につながり、プライベートを充実させたり、帰宅後にしっかりと体を休ませることができるのです。

 

 

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佐藤愛美(さとうめぐみ)

保育士として保育園、子育て支援センターでの勤務経験を経てフリーライターに。現在、子育て関係の記事を中心に執筆している。パパ、ママ、保育士さんに向けて必要な情報を発信していけるように頑張ります!


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