会議の時間が長くなり、予定していた議題が終わらない。
そんな経験はないでしょうか。
会議の長さは議題の数だけで決まるものではありません。
今回は、会議を効率よく進めるための3つのポイントを紹介します。
ポイント１ 報告・相談・決定を分ける
会議で話が長くなりやすい理由の一つが、報告と相談、決定が混ざってしまうことです。
たとえば、行事の予定を伝えるだけなら「報告」です。一方、「この方法でよいか意見を聞きたい」は「相談」、「どの方法にするか決めたい」は「決定」です。
会議の最初に、この議題は何のために話すのかを確認しておくだけでも、話し合いの方向が見えやすくなります。
ポイント２ 何を決めるかを最初に伝える
会議を始めるとき、「今日は○○について話します」だけで終わっていないでしょうか。
「今日は○○について、A案とB案のどちらにするか決めます」のように、ゴールを具体的に伝えてみましょう。
参加する職員も、何について考えればよいのかが分かります。事前に必要な情報を共有しておけば、会議の場で一から説明する時間も減らせます。
ポイント３ 園長が話しすぎない
会議では、園長や主任が進行役になることも多いでしょう。だからこそ、つい説明したり、意見をまとめたりする時間が長くなってしまうことがあります。
でも、会議の目的が職員の意見を聞いたり、みんなで決めたりすることであれば、園長が話す時間を減らすことも大切です。
園長がすべてを話す会議ではなく、職員が考え、話し、決められる会議にしていくことで、会議そのものが人材育成の場にもなります。
会議を短くすることだけが目的ではありません。
限られた時間のなかで、必要なことを話し、決めるために、会議の目的と進め方を一度見直してみるのもよいかもしれません。
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めぐみ先生
元保育士。ライター歴10年。 子育てをしながら保育の記事を書いています。 保育現場で働く方や、保育者を目指している方に役立つコラムをお届けします。 |